Вы решили написать обращение в орган власти. Перед тем как приступить к написанию обращения, ответьте на вопрос: зачем вы обращаетесь в орган власти? Чего вы хотите от этого обращения?
Цель обращения должна быть предельно ясна и вам и чиновнику. Туманные и расплывчатые формулировки в запросе, которые не дают понимания чего же хочет заявитель, гарантируют получение в ответ отписки с обтекаемыми фразами ни о чём.
Когда чиновник получает обращение, он читает его специфическим образом — он пытается найти в тексте для себя ответы на главные волнующие его вопросы:
1. Суть обращения или проблемы?
2. Относится ли вопрос к его прямым полномочиям?
3. О чём именно его просят, каких действий ожидают?
4. А на каком собственно основании?
5. И что будет, если он не выполнит требования заявителя?
В идеальном обращении в орган власти подчёркивается суть, основания обращения к конкретному лицу, чёткий перечень требовании или вопросов. Внимание чиновника к вашему письму обеспечено в следующих случаях:
1.Ваша просьба относится к сфере компетенции чиновника, он имеет полномочия решить вашу проблему (удовлетворить просьбу).
2. Ваше обращение понятно.
3. Ваши требования реалистичны, сформулированы конкретно и основаны на законе.
4. Вы демонстрируете компетентность — приводите аргументы и ссылаетесь на законодательство.
5. Вы подчёркиваете свою заинтересованность
Мало просто отправить письмо, важно правильно выбрать адресата и подобрать нужные слова, которые будут понятны и убедительны для чиновника.
1. Обращайтесь по адресу, в орган, наделённый полномочиями.
2. Используйте правильную форму обращения, соблюдайте правила и не давайте формальных поводов для отказа.
3. Будьте корректными, не используйте оскорбительные выражения, излагайте только факты, воздерживайтесь от домыслов и резких оценочных суждений.
4. Демонстрируйте компетентность, ссылайтесь на нормы законодательства.
5. Фиксируйте каждый шаг — регистрацию обращения, назначение ответственного за рассмотрение, получение ответа.
6. Контролируйте исполнение обещаний, не верьте словам — требуйте писем, не верьте письмам — требуйте действий.
7. Требуйте чёткого соблюдения процедур, предусмотренных Законом.
Желательно придерживаться общепринятой структуры обращения в органы власти. В большинстве обращений, как правило, используется структура:
- суть проблемы,
- кратко необходимые пояснения, предыстория, подробности,
- личная позиция по проблеме,
- аргументы, отсылки к нормам законодательства,
- суть требования к чиновнику,
- приложения,
- дата, подпись.
Начинайте с главного
Излагайте самую суть, главную проблему, предмет в самом начале обращения. Суть вашего обращения должна быть понятна с первых строк. Поэтому всегда излагайте главное вначале. Ключевая информация не должна потеряться в мелочах.
Пишите просто и кратко
Опускайте повторы и несущественные детали. В идеале объём обращения не должен превышать одной страницы стандартного А4 формата. Опустите информацию, которая не нужна для принятия решения, не относится к сути проблемы. Для прояснения деталей чиновник использует приложения, предоставьте ему такую возможность. В одном предложении излагайте одну мысль. Чем короче предложения, тем они лучше передают сложную информацию. Не стоит нагружать свой текст излишними эмоциями, но при этом всё-таки написать достаточно, чтобы чиновник понял вашу обеспокоенность ситуацией.
Ссылайтесь на Законы
Аргументы придают вашему обращению весомости в глазах чиновника. Главный аргумент для государственного и муниципального служащего — это требования законодательства. Ссылайтесь на законы. Деятельность чиновника регламентируется большим числом законов и нормативных актов. Чиновники должны соблюдать права граждан и могут быть привлечены к административной и дисциплинарной ответственности за нарушения порядка рассмотрения обращений граждан (ст. 5.59 КоАП), требований к порядку предоставления государственных и муниципальных услуг (ст. 5.63 КоАП), а также требований к порядку предоставления информации о деятельности органов власти (ст. 13.28 КоАП).
НАПРИМЕР
2 апреля 2013 года я обратился в Отделение Пенсионного фонда РФ по Пермскому краю по телефону (номер телефона) с просьбой предоставить мне информацию о возможности получения федеральной социальной доплаты к пенсии, я попросил указать какими нормативными 22 актами регулируется предоставление доплаты, какие документы нужно собрать для получения услуги. Сотрудник Пенсионного фонда (ФИО, если он представился) отвечать на мои вопросы отказался, предложил подойти на личный приём.
В соответствии с п. 8 Административного регламента предоставления Пенсионным фондом Российской Федерации государственной услуги по установлению федеральной социальной доплаты к пенсии, утверждённым приказом Минтруда России от 22.10.2012 №330н при обращении гражданина лично или по телефону должностные лица территориальных органов ПФР предоставляют информацию:
- о категориях граждан, которым предоставляется госу- дарственная услуга;
- о нормативных правовых актах Российской Федерации, регулирующих вопросы предоставления государственной услуги;
- о перечне документов, необходимых для рассмотрения заявления о предоставлении государственной услуги;
- о сроках приёма и регистрации заявления о предоставлении государственной услуги;
- о ходе предоставления государственной услуги.
Будьте точны
Если требование, вопрос или просьба сформулированы точно и однозначно — чиновнику сложнее уйти от ответа. На каждый вопрос — отдельный запрос. Если в один запрос включено сразу несколько вопросов — существует риск получить ответ не на все. Распространена ситуация, когда чиновники выбирают из нескольких вопросов — только часть, оставляя самые сложные и важные для заявителя без ответа. При этом считают, что ответ дан. Нумеруйте требования и вопросы. Если делить своё обращение на несколько вопросов вам неудобно — обязательно пронумеруйте вопросы. Так проще доказать, что ответ был получен не по всем пунктам.
НАПРИМЕР. Возможные требования при обращении и в прокуратуру
Прошу:
- Провести проверку по фактам неисполнения требований административного регламента.
- Привлечь виновных к административной ответственности.
- Принять меры прокурорского реагирования в виде предписании об устранении нарушений.
См. дополнительно: